PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI KSIĘGOWEJ


stowarzyszenia, fundacje, wolontariat, praca społeczna

PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI KSIĘGOWEJ

Zgodnie z obowiązującym prawem dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie zarządu jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Ponadto roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze. Zasady te obowiązują także w zakresie przechowywania sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, ksiąg rachunkowych oraz sprawozdania finansowego.

Pewną część dokumentów można przechowywać na elektronicznych nośnikach danych, które pozwalają na zachowanie ich w trwałej postaci. Jednakże warunkiem stosowania tej metody jest posiadanie urządzeń pozwalających dokonanie wydruku archiwizowanych dokumentów.

Nie objęte tą metodą są dokumenty przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, listy płac, znaczące umowy, dowody powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów. Wgląd do dokumentów wymaga zgody kierownika jednostki.

Okresy przechowywania dokumentów księgowych w archiwum określają przepisy zawarte w ustawie o rachunkowości. Szczególną uwagę należy zwrócić na zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe, gdyż podlega ono trwałemu przechowywaniu.